Signature électronique : voici pourquoi vos documents signés peuvent être non valides et comment éviter cette situation

Préserver la validité d'un document signé électroniquement

Vous avez fait signer un document par plusieurs collaborateurs. Tout vous semble en ordre. Mais au moment de le soumettre à une autorité, un guichet ou un partenaire, c’est la douche froide : la signature n'est pas valide.

Il n'est pas question d’un problème technique, ni d’une fraude. Juste une erreur que beaucoup commettent sans le savoir : modifier un document après qu'il ait déjà été signé électroniquement.

Il ne s’agit pas d’un cas isolé : ce scénario est bien plus fréquent qu'on ne le croit au sein des administrations locales. Et les conséquences sont lourdes : délais allongés, procédures recommencées à zéro, litiges juridiques potentiels.

Comment éviter cette situation ? Pas de panique, nous vous proposons un whitepaper complet et pratique pour préserver la validité de vos signatures électroniques.

Un whitepaper indispensable pour votre organisation

Dans les communes et les CPAS, les signatures électroniques sont devenues un outil du quotidien : délibérations, marchés publics, courriers officiels, formulaires administratifs, etc. Mais si la dématérialisation progresse, elle amène son lot de nouvelles règles techniques que tout le monde ne maîtrise pas encore.

Une signature électronique n'est pas un simple tampon visuel. C'est un mécanisme cryptographique qui lie de façon indissociable une identité à un contenu précis, à un instant précis. Dès que ce contenu change, même d'un seul espace, la signature est automatiquement rompue.

Ce sont pourtant des actions tentantes auxquelles on ne réfléchit pas nécessairement : remettre en page un document avant de l'envoyer, ajouter une page de signatures, corriger une coquille, réutiliser un document partiellement signé dans un nouveau flux, etc. Autant d'actions anodines en apparence, mais potentiellement compromettantes pour la valeur juridique de vos documents.

Ce que contient le whitepaper

Parce que ces situations génèrent de nombreuses questions légitimes et importantes, nous avons rassemblé les réponses au sein de ce whitepaper : « Comment fonctionne une signature électronique ? »

Dans notre whitepaper, vous comprendrez le mécanisme technique derrière la signature : l'empreinte numérique (hash), la clé privée du signataire, et pourquoi le moindre changement de contenu suffit à rendre non valide l'ensemble. Une base solide pour comprendre les erreurs à éviter.

Par ailleurs, nous allons plus loin que la « théorie ». Vous expliquez un fonctionnement, c’est bien. Vous présentez les actions à l'origine d'une signature qui n'est pas valide afin de vous permettre de ne plus reproduire le même schéma, c’est mieux, non ?  

Le whitepaper liste concrètement les gestes à proscrire : modifier du texte ou la mise en page, ajouter ou supprimer des pages, remplir des champs après signature, ou encore recharger un document signé dans un nouveau circuit de validation.

On vous parlera aussi des étapes de validation d’une signature et des outils gratuits disponibles (Adobe Reader, SPF Validateur, etc.) pour contrôler vos documents.

Et parce que notre équipe eSignFlow aspire à vous rendre autonome dans l’utilisation d’outils facilitant les signatures de documents, vous trouverez également une liste de recommandations concrètes et directement applicables dans votre organisation : quand finaliser un document avant de le signer, comment séparer les phases d'édition et de signature, comment archiver les documents signés en toute sécurité.

Le cadre légal de la signature électronique au niveau belge et européen (eiDAS)

Notre whitepaper revient bien entendu sur le règlement européen eIDAS - qui fournit un cadre juridique pour les services d'identification électronique et de confiance au sein des États membres de l'UE - et sur les trois niveaux de signatures électroniques : simple, qualifiée et avancée.

Il fait également le point sur les moyens de signature qualifiées disponibles en Belgique.

Bref, un whitepaper complet, accessible et mis à jour pour vous accompagner au mieux…Un peu comme notre logiciel eSignFlow.

eSignFlow : la plateforme pensée pour les administrations belges

eSignFlow est une plateforme de signature électronique développée spécifiquement pour les administrations locales en Belgique : communes, CPAS, intercommunales, zones de police, etc.

À une époque où la transformation numérique des services publics s'accélère, portée notamment par les obligations légales en matière de dématérialisation et par l'essor de l'e-government, disposer d'un outil de signature fiable, conforme à eIDAS et intégré aux canaux officiels (e-mail, eBox, courrier, etc.) est devenu une nécessité, et non  un luxe.

eSignFlow vous propose un flux complet en cinq étapes :

Un whitepaper pour toutes les parties prenantes de votre organisation

Que vous soyez responsable informatique, directeur général,, conseiller communal, juriste ou simplement amené à traiter des documents signés électroniquement dans votre travail quotidien, ce whitepaper a été conçu pour vous.

Il vous permettra de :

• comprendre pourquoi les signatures peuvent être invalidées ;
• identifier les erreurs à éviter dans vos flux documentaires ;
• mettre en place des procédures adaptées dans votre organisation ;
• choisir les bons outils pour valider et archiver vos documents signés.