Houthalen-Helchteren: de pionier die tien jaar geleden al wist waar digitalisering naartoe ging
In 2014 was digitaal ondertekenen in de Vlaamse openbare sector nog grotendeels onontgonnen terrein. Terwijl veel besturen toen nog de kat uit de boom keken, nam lokaal bestuur Houthalen-Helchteren het voortouw. Vandaag, tien jaar later, geldt de organisatie als een schoolvoorbeeld van consequente digitale transformatie binnen het lokaal bestuur. We spraken met Pascal van Bril, teamcoördinator beleidsondersteuning, over de keuzes die zijn organisatie tot pionier maakten.
Visie vóór alles: een digitale keten van begin tot eind
Waar veel besturen digitalisering toen nog benaderden als een verzameling losse projecten, dacht Houthalen-Helchteren al in ketens. Het postregistratieproces was al gedigitaliseerd, en het team beleidsondersteuning zag dat de keten pas echt waarde oplevert wanneer ook de ondertekening digitaal verloopt.
"De belangrijkste reden om aan de slag te gaan met eSignFlow was om de volgende stap in onze digitale keten te zetten," vertelt Pascal. Een redenering die vandaag evident klinkt, maar in 2014 vroeg ze om visie en lef.
Een doordachte keuze, geen impulsbeslissing
Wat opvalt aan het verhaal van Houthalen-Helchteren is hoe weloverwogen de overstap werd gemaakt. Het bestuur keek niet naar één feature, maar naar de bredere impact op de organisatie: tijds- en plaatsonafhankelijk ondertekenen, ontzorging van de drukst bevraagde profielen en een gestroomlijnde werking voor de uitvoerders.
"Het zijn vooral de burgemeester en de algemeen directeur die onze documenten ondertekenen. Met eSignFlow kunnen zij eender waar en eender wanneer tekenen. Dat is een enorme tijdswinst en efficiëntieverbetering voor onze organisatie."
Pioniersmoed: durven volhouden tegen de stroom in
Een pionier zijn betekent dat de buitenwereld nog niet altijd mee is. Houthalen-Helchteren kreeg in de beginjaren wel eens te horen dat documenten "toch niet correct ondertekend" waren. Het bestuur hield koers, overtuigd van de juridische geldigheid én van de richting waarin de overheid hoe dan ook zou bewegen.
"Wij waren voor 100% zeker van onze overstap. Het was een logische volgende stap in onze digitale keten."
Die overtuiging werkte aanstekelijk: gaandeweg begonnen externe partijen het proces te begrijpen en aanvaarden. Een mooi voorbeeld van hoe een vooruitstrevend bestuur de hele omgeving meeneemt.
Klaar voor de crisis, vóór de crisis er was
In 2020 werd duidelijk hoeveel die vroege keuze waard was. Terwijl veel organisaties in maart van dat jaar overhaast hun werking moesten herdenken, kon Houthalen-Helchteren naadloos doorwerken.
"In tijden van corona en verplicht thuiswerken is digitaal ondertekenen echt het sluitstuk gebleken om de continuïteit van onze werking door te zetten op een veilige manier en kwalitatieve manier."
Het advies van een pionier aan zijn collega's
Wat moeten andere lokale besturen onthouden uit het verhaal van Houthalen-Helchteren? Pascal van Bril vat het pragmatisch samen:
"Het is de toekomst, dus zeker doen. Maar voorzie voldoende ambassadeurs binnen je eigen organisatie die mee aan de kar kunnen trekken. Het is een andere manier van werken, en dat vraagt changemanagement."
Het is geen toeval dat een organisatie die zelf zo doordacht door dit traject ging, dat advies geeft. Houthalen-Helchteren bewijst dat de besturen die het verschil maken niet degene zijn met het grootste budget maar wel die met de scherpste visie en de moed om er consequent naar te handelen.
Bij eSignFlow zijn we trots dat we Houthalen-Helchteren al tien jaar mogen ondersteunen op dit pad. Ben jij benieuwd hoe ook jouw bestuur of organisatie een volgende stap in de digitale keten kan zetten? Vraag een vrijblijvende demonstratie aan van eSignFlow.