Geen eilandje erbij: wat meer dan 30 koppelingen betekenen voor jouw applicatielandschap
Een zorg van elke IT-verantwoordelijke bij een nieuwe SaaS-tool is niet alleen de tool zelf maar ook de vraag of er wéér een los systeem bij komt. Een systeem met eigen logins, eigen exports en eigen handmatig kopieerwerk.
Bij ondertekensoftware is die zorg dubbel terecht want ondertekenen is zelden een op zichzelf staand proces. Een document ontstaat in een notulenpakket, een personeelssysteem of een digitaal loket, en moet na ondertekening ook weer ergens naartoe.
Wat een koppeling concreet oplevert
Gemeente Evergem koppelde eSignFlow aan notuleringssoftware Cobra. ICT-Consultant Marc Goethals: “Het enige dat de medewerkers van het secretariaat nog dienen te doen is op het handje klikken om de uittreksels te laten ondertekenen.” Een vooraf ingestelde flow zorgt ervoor dat de juiste mensen automatisch de vraag krijgen om de notulen te tekenen, waarna de documenten rechtstreeks terugkeren naar Cobra.
Stad Aalst werkt op dezelfde manier met Notula van Green Valley. Ellen Elaut, digitaal deskundige bestuursondersteuning: “Vroeger moest je alles volledig downloaden en opnieuw uploaden. Met het huidige systeem is het met één klik in orde en is alles getekend.”
Ook buiten het notulenverhaal lopen zulke stromen. Stad Hasselt laat vrijwilligerscontracten vanuit het platform Give a Day automatisch naar eSignFlow doorsturen. Stad Leuven koppelde met een postverzendfirma en kortte zo de doorlooptijd van brief tot ondertekende ontvangst in van drie naar twee dagen. En via eGovFlow vragen inwoners van Aalst een attest gezinssamenstelling aan via het digitaal loket, dat automatisch ondertekend terugkomt.
Minder downloaden is ook veiliger
Een onderschat voordeel: bij een rechtstreekse koppeling hoeven documenten niet meer gedownload of afgedrukt te worden om van het ene systeem naar het andere te reizen. Ze blijven binnen de beveiligde omgeving, met de toegangsrechten die je hebt ingesteld. Voor stukken met gevoelige inhoud, van leefloondossiers tot tuchtzaken, is dat niet alleen praktisch maar gewoonweg een vereiste.
Let als IT’er hierop
eSignFlow biedt meer dan 30 koppelingen met veelgebruikte toepassingen en een API-service voor maatwerk. Opladen kan bovendien via de eSignFlow-printer, via een rechterklik op een PDF in de verkenner, via de bulkuploader of via de applicatie zelf, zodat ook pakketten zonder koppeling bruikbaar blijven.
Stel bij je ondertekensoftware de volgende vragen.
- Is er een gedocumenteerde API?
- Welke bestaande koppelingen draaien al in productie bij andere lokale besturen?
- En kan de leverancier iemand aan de lijn brengen die zo’n koppeling zelf gebruikt? Referenties van collega-besturen zeggen meer dan een integratieslide.
Benieuwd welke koppelingen relevant zijn voor jouw organisatie? Neem contact op via welkom@esignflow.be, dan bekijken we het samen.