Waarom integraties tussen ondertekensoftware en uw andere toepassingen belangrijk zijn

De omschakeling van ‘nat’ handtekenen naar digitaal handtekenen heeft veel voordelen. U wint tijd, vermijdt frustraties en verbruikt minder papier, om er maar een paar te noemen. Maar wist u dat integraties tussen digitaal ondertekensoftware en andere toepassingen cruciaal zijn om ten volle van die voordelen te kunnen genieten? In dit blogbericht ontdekt u waarom integraties zo belangrijk zijn.

Gestroomlijnde workflows

Digitale ondertekening is zelden een op zichzelf staand proces. Het integreren van uw digitale ondertekenoplossing met andere software die u gebruikt (zoals notuleringspakketten, postverwerking en omgevingstoepassingen) helpt om uw workflows te stroomlijnen. Dit betekent minder handmatige invoer, minder kans op fouten en snellere uitvoering van taken.

Voorbeeld

eSignFlow kunt u koppelen met notuleringssoftware zoals Cobra. Het ondertekeningsproces kan rechtstreeks vanuit Cobra worden gestart. Zo werkt de gemeente Evergem bijvoorbeeld. Marc Goethals, ICT coördinator:  “Het enige dat de medewerkers van het secretariaat nog dienen te doen is op het handje klikken om de uittreksels te laten ondertekenen.” Door een vooraf ingestelde flow in eSignFlow krijgen de juiste mensen automatisch de vraag om de notulen te ondertekenen. Nadat de documenten zijn ondertekend kunnen ze rechtstreeks teruggestuurd worden naar Cobra. “Wat mij betreft is dit een voorbeeld van een heel geslaagde integratie.”

(Meer weten over hoe eSignFlow werkt in Evergem? Ontdek het hier.)

Verbeterde beveiliging en privacy

Nog een voordeel van de rechtstreeks integratie tussen ondertekensoftware en andere systemen? Documenten hoeft u niet meer te downloaden of af te printen. Zo bent u zeker dat alleen geautoriseerde collega’s de documenten kunnen zien. Dat is zeker belangrijk wanneer het gaat over gevoelige informatie.

Voorbeeld

In Stad Aalst gebruiken ze eSignFlow om gevoelige documenten te beschermen. Zo vertelt Ellen Elaut (Digitaal deskundige bestuursondersteuning Stad Aalst): “Bij de dienst samenleving zit een team inkomen. Het is niet de bedoeling dat iedereen deze documenten te zien krijgt. Die bevatten gevoelige informatie omdat ze gaan over toekenningen van leeflonen etc. Hier plannen we dan om er een aparte dienstgroep voor te maken in eSignFlow, zodat deze gevoelige informatie ook bij deze dienst blijft.”

(Benieuwd naar de ervaringen van Stad Aalst? Lees hier het volledige interview.)

Gebruiksgemak

Door ondertekensoftware te koppelen met uw toepassingen kunt u al de documenten die ondertekend moeten centraliseren in één toepassing. Zo hoeven ondertekenaars niet te schipperen tussen verschillende toepassingen. In plaats daarvan kunnen ze alle documenten raadplegen en ondertekenen vanuit één en dezelfde toepassing. Ook wie een document indient ter ondertekening heeft het gemakkelijker: de indiener kan het document vanuit het gekoppelde programma rechtstreeks doorsturen naar de ondertekensoftware.

Voorbeeld

In het bestuur van Hasselt worden documenten van vrijwilligers doorgestuurd vanuit Give A Day naar eSignFlow: “Geen omslachtige procedure waarbij hij of zij contracten moet tekenen in het platform zelf, maar dit eenvoudig en automatisch via eSignFlow kan doen.”

(Lees hier hoe ze dankzij deze koppeling een eenvoudiger vrijwilligersorganisatie kunnen bekomen.)

Betere beleving voor de burger

Alles wat u doet staat in het teken van de burgers. Hun ervaringen zijn dan ook belangrijk. Een integratie van uw toepassingen met ondertekensoftware kan de beleving verbeteren door documenten sneller tot bij hen te krijgen.

Voorbeeld

In Leuven is eSignFlow gekoppeld met een postverzendingsbedrijf. “Voorheen duurde het een drietal dagen tussen het aanmaken van de brief en het ondertekend ontvangen door de bestemmeling. Vandaag is dat nog twee dagen.”

(Benieuwd naar de tijdwinst bij Stad Leuven? Ontdek hier de ervaringen van Christophe Debrun.)

Kortom, integraties zijn niet alleen een handige functie voor digitale ondertekenoplossingen; ze zijn essentieel om optimaal gebruik te maken van deze tools. Of u nu workflows wilt stroomlijnen, de beveiliging wilt verbeteren, naleving wilt waarborgen, efficiëntie wilt verhogen of de klantbeleving wilt verbeteren, integraties kunnen u helpen uw doelen te bereiken.

Dat hebben wij ook gesnapt. Daarom zetten we met eSignFlow volop in op integraties met uw andere oplossingen. eSignFlow integreert naadloos met uw toepassingen van Cipal Schaubroeck, Cevi, Remmicom, BTC en veel anderen.

Bent u benieuwd hoe u efficiënter kan werken dankzij eSignFlow? Hoeveel gemakkelijker digitale ondertekenstromen zijn en hoe ze precies werken? Vraag een gratis demonstratie van de toepassing aan!