Tijdswinst en overzicht voor het A.S.Z. in Aalst

We interviewden Idris, zij werkt op de personeelsdienst van het A.S.Z. in Aalst. Het A.S.Z. is een organisatie met 1500 medewerkers en 400 artsen. Door de vele medewerkers en omdat het A.S.Z. een openbare instelling is, moeten heel veel documenten ondertekend worden en dat telkens door meerdere mensen.

Daarnaast bracht een administratieve reorganisatie een schijnbaar onmogelijke opdracht met zich mee: op twee weken tijd moesten 3000 documenten ondertekend worden. Idris vertelt hoe het digitaliseren en stroomlijnen van het ondertekenproces alles vereenvoudigde.

Uitdaging

De nood om iets te veranderen aan het ondertekenproces voelde het A.S.Z. op drie vlakken.

“Wij zijn een hele grote organisatie met 1500 medewerkers. Bovendien stellen we ook veel jobstudenten te werk in de zomer. Er komen regelmatig nieuwe mensen bij of er gaan mensen weg”, aldus Idris. “Wij moeten dus heel wat contracten aanmaken en laten ondertekenen door de medewerkers en jobstudenten. En die moeten allemaal ook ondertekend worden door de algemeen directeur en de voorzitter.”

“Maar wij zijn ook een openbare instelling, dat betekent dat we een directiecomité hebben waarvan beraadslagingen gemaakt worden. De beslissingen moeten ook telkens ondertekend worden door de algemeen directeur en de voorzitter. Zij moeten al heel veel dingen ondertekenen waardoor dat toch een werkbelasting is. Het brengt een papieren rompslomp met zich mee en de opvolging verloopt moeizaam: Bij wie zit het document nu? Wie heeft al ondertekend? En wie moet nog ondertekenen? Dat nam veel tijd in beslag. Daardoor voelden we de nood om vanuit de personeelsdienst de touwtjes wat meer in handen te kunnen nemen.”

“Wat er dan nog bij kwam is dat door - een voornamelijk administratieve - reorganisatie al onze 1500 medewerkers een nieuwe bijlage in hun contract moesten ondertekenen, ook de algemeen directeur en de voorzitter moesten al die documenten ondertekenen. En dat in tweevoud. Dat moest op twee weken tijd gebeuren in volle vakantieperiode. Dus wij dachten “Oh nee, 3000 documenten wordt toch wel heel veel.” We wisten dus dat we naar een oplossing moesten zoeken.”

Oplossing

“Door die drie noden gingen we op zoek naar een oplossing. Wij hebben toen naar jullie gebeld en heel snel uitleg gekregen. Op twee weken tijd is er iemand bij ons langsgekomen en eigenlijk moet ik zeggen dat ik het zo vlot niet had kunnen dromen.”

We hielpen het A.S.Z. om in eSignFlow een automatische flow op te zetten: eens een document ondertekend is, stuurt eSignFlow het document automatisch door naar de volgende ondertekenaar. Door het digitale aspect kan iedereen waar en wanneer hij of zij dat wil het document ondertekenen, dus ook van thuis uit. Documenten moesten dus niet langer in tweevoud afgedrukt worden en rondgebracht worden naar de ondertekenaars.

Resultaten

“Dankzij eSignFlow en de snelle opvolging zijn we erin geslaagd om alle werknemers hun gewijzigd contract te laten ondertekenen. Vooraf waren er wel bezorgdheden over het digitale aspect, niet iedereen is even digital minded. Maar bij ons heeft iedereen digitaal ondertekend: van de schoonmaak tot de directie.”

“Het grootste voordeel is dat we nu zicht hebben op de flow: Waar zit het document? Bij wie zit het? Is het getekend? De mensen krijgen ook een reminder wanneer ze niet hebben ondertekend. Het kan dus niet meer zoals wij voorheen soms hoorden dat de ondertekenmap twee weken ergens blijft liggen. We kunnen nu sneller inspringen en korter op de bal spelen. Het ondertekenproces is veel korter geworden."