"Gemeente Staden werkt dubbel zo efficiënt"
Uitdaging
Zoals in vele besturen kende Staden een uitgebreid traject om documenten te ondertekenen. De brieven werden getypt, uit de printer gehaald en per dienst in een map gestoken. Daarna moest de algemeen directeur de dagelijkse briefwisseling ondertekenen, waarna de burgemeester aan de beurt kwam. De secretariaatsmedewerkers controleerden achteraf de handtekeningen en brachten ze terug naar de desbetreffende diensten. Deze werkwijze zorgde voor een omslachtige werking.
Ellen en haar collega's waren op zoek naar efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid, passend binnen het kader van digitalisering. Ze wensten enerzijds een vlotte ondertekening op afstand door onder andere de algemeen directeur, de burgemeester en de voorzitter van het OCMW. Anderzijds streefden ze een vlot systeem na dat handelbaar en gemakkelijk toepasbaar was voor de verschillende diensten.
Oplossing
De gemeente Staden koos ervoor om eSignFlow doorheen de volledige organisatie te implementeren. Om dit uitvoerbaar te maken, zijn ze stapsgewijs aan de slag gegaan. Eerst startten ze met het secretariaat, omdat zij al in een digitaliseringstraject zaten. Nadien werd het dienst per dienst verder uitgerold.
Het duurde alles samen twee weken: van het registreren van alle gebruikers tot de opleidingen en het instellen van de parameters. De diensten waren onmiddellijk tevreden met het resultaat.
Ellen legt daarnaast de nadruk op de uitstekende helpdesk van eSignFlow: "Wanneer er zich een probleem voordoet, wordt het snel opgelost, waardoor de medewerkers niet gehinderd worden.”
Resultaten
Na een half jaar eSignFlow te gebruiken kunnen de medewerkers van de gemeente Staden oordelen dat wat ze wensten er ook effectief is: “Het digitaal ondertekenplatform maakt het eenvoudiger voor de burgemeester om alles snel getekend te krijgen. Daarnaast zijn de inefficiëntie en frustratie als gevolg van de manuele ondertekenstroom volledig weggevallen en kan er korter op de bal gespeeld worden”.
Een gemiddelde ondertekenproces duurt nu nog slechts twee dagen in plaats van drie à vier dagen. Dankzij eSignFlow hebben alle documenten een gekwalificeerde handtekening die juridisch correct is.