Tijd winnen zonder de controle te verliezen
We interviewden Christophe Debrun, juridisch stafmedewerker bij stad Leuven. Hij vertelt ons hoe de gigantische documentenberg sneller ondertekend wordt dankzij de implementatie van eSignFlow.
Uitdaging
Elke dag wachtte een berg afgeprint papier op een natte handtekening bij de directie van stad Leuven. Heel wat van deze documenten moesten vertrouwelijk ondertekend worden omwille van de gevoelige inhoud. “Omdat de juiste persoon aanwezig moest zijn om te tekenen, zorgde dit op wekelijkse basis voor behoorlijk veel tijdsverlies”, aldus Christophe. "Wanneer ik van thuis werkte moest ik ook telkens een stapel brieven meesleuren om ze te kunnen ondertekenen." Daarom gingen Christophe en zijn collega's op zoek naar een tijdbesparende oplossing waarbij het mogelijk was om een juridisch sluitende digitale handtekening te plaatsen.
Christophe hoopte met de implementatie van het digitale ondertekenplatform tijd te winnen zonder controle te verliezen: “De mogelijkheid om elk document te bekijken en te controleren wie de bestemmeling is, was van groot belang”. Door de efficiëntere digitale workflow, wenste men ook de documenten sneller bij de bestemmeling te krijgen.
Oplossing
Na het lezen van verschillende publicaties over digitaal ondertekenen ontstond de aanzet om uit te zoeken hoe de stad dit op een rechtsgeldige manier kon realiseren. Binnen de dienst werd er overlegd over mogelijke oplossingen. Uiteindelijk werd gekozen voor eSignFlow. Dankzij de Bulkuploader kan men documenten in groep opladen, waardoor men meer tijd uitspaart. Alle documenten kunnen bekeken en in één keer ondertekend worden. eSignFlow voorziet verder de documenten van een gekwalificeerde handtekening. Dit wil zeggen dat de documenten rechtsgeldig blijven na het afprinten.
Resultaten
Na enkele maanden eSignFlow te gebruiken, merken de medewerkers dat de workflow sterk ingekort is. Voorheen duurde het een drietal dagen tussen het aanmaken van de brief en het ondertekend ontvangen door de bestemmeling. Vandaag is dat nog twee dagen. Daarnaast moet er niet meer gezeuld worden met bergen papier. Samenvattend vindt Christophe dat eSignFlow een gebruiksvriendelijk platform is waar iedereen snel mee weg is. Sinds september 2019 werkt de stad met een externe postverzending. eSignFlow helpt hierbij door met één druk op de knop de grote aantallen documenten te versturen naar deze externe firma.