Stad Maaseik gaat voor een papierloze werking

We interviewden Ralf Haeldermans, communicatiemedewerker bij het stadsbestuur van Maaseik. Hij vertelt ons dat papierloos werken
binnen de stad een belangrijk argument was om te kiezen voor eSignFlow. 

Uitdaging

Ook in Maaseik volgden documenten een vaak omslachtige papieren flow. Omwille van de verschillende gebouwen liep het ondertekenproces vaak vertraging op. Zo kon het soms wel twee tot drie dagen duren vooraleer het ondertekend document terug bij de correcte dienst was. Daarnaast borrelden er ook frustraties op. "Er waren bepaalde diensten die hun documenten niet zagen terugkomen of dan was er iets misgelopen met de briefwisseling. Dat duurde soms echt een paar dagen en als dat dringend was moesten die mensen van op locatie naar hier komen en hopen dat de burgemeester aanwezig was", aldus Ralf Haeldermans. Daarnaast had het stadsbestuur ook de duidelijke ambitie om papierloos te gaan werken.

Oplossing

Er werd besloten om 100% papierloos te gaan werken. De beste manier om dit te realiseren, was door eSignFlow organisatiebreed uit te rollen. Maaseik sprong helemaal in het begin op de kar onderweg naar een compleet digitale werking. Naast eSignFlow gebruikte de stad ook twee andere toepassingen van Vanden Broele – namelijk eGovFlow en ScanSearch - waardoor alles één geheel zou vormen.

Resultaten

Vijf jaar en meer dan 39.000 ondertekende documenten later kan Ralf Haeldermans besluiten dat eSignFlow voldoet aan de verwachtingen:"Nu kunnen documenten dezelfde dag nog ondertekend terugkeren naar de dienst, waardoor men kan verder werken". Dit wil dat de stad drie keer efficiënter werkt.

Verder helpt eSignFlow de stad met de vereenvoudiging van het organisatorische luik. Er zit een automatisch opvolgsysteem in waardoor men duidelijk kan aangeven wie een afwezige vervangt voor een zekere periode. Documenten worden automatisch doorgestuurd naar de eerstvolgende verantwoordelijke.