Stad Zottegem bereikt meer flexibiliteit met eSignFlow
We interviewden Wouter Beke, IT-medewerker bij het gemeentebestuur van Zottegem. Hij vertelt ons hoe eSignFlow de dienstverlening heeft geoptimaliseerd.
Uitdaging
Vroeger maakte Zottegem gebruik van een papieren ondertekenstroom. De diensten printten de documenten af en brachten ze naar het secretariaat. Eens getekend door de algemeen directeur en de burgemeester gingen de documenten terug naar de dienst. Dit zorgde voor vertragingen op het hele proces. Bovendien wou de gemeente komaf maken met de grote papierstapel, waardoor digitalisering voor hen dé oplossing was. Wouter Beke somt drie doelen op die hij hoopte te bereiken met de overstap naar digitaal ondertekenen: tijdswinst, duurzaamheid en flexibiliteit. Daarnaast vond hij het belangrijk dat het om een stabiele toepassing zou gaan waarbij de koppelingen goed werken.
Oplossing
De keuze voor eSignFlow kwam er vanuit het gebruiksgemak en de mogelijkheid om het te koppelen aan bepaalde bestaande pakketten. Het was voor Zottegem van belang om mee te zijn met de ontwikkelingen binnen de sector. eSignFlow werd niet organisatiebreed uitgerold, maar dienst per dienst. Dit was een bewuste keuze om een haalbare overstap te garanderen. De gemeente blijft stelselmatig uitbreiden tot de volledige organisatie het digitaal ondertekenplatform gebruikt.
Resultaten
Drie jaar verder ervaart Wouter Beke een opmerkelijk verschil. Gebruikers sparen heel wat tijd uit dankzij het digitaal ondertekenen. Ook is het gebruiksvriendelijker, want uitgebreide dossiers kunnen in bulk getekend worden. Samenvattend werkt Zottegem duurzamer en efficiënter met eSignFlow.
Webinar: Digitaal ondertekenen in de Stad Zottegem
Benieuwd naar hoe ze in Zottegem concreet digitaal ondertekenen organisatiebreed uitrolden en gebruiken? Schrijf u dan in voor de gratis webinar!
Tijdens dit webinar geven we met Koen Codron (algemeen directeur stad Zottegem) tekst en uitleg over hoe ze eSignFlow hebben uitgerold binnen hun organisatie en hoe digitaal ondertekenen organisatiebreed< gebruikt wordt. Daarnaast gaan we dieper in op wat de voordelen zijn, waar u op moet letten, … Ten slotte staan we even stil bij koppelingen met andere pakketten en de meerwaarde hiervan.