Stad Aalst streeft naar 100% digitalisering met eSignFlow

Collega Bruno van der Elst interviewde tijdens één van onze webinars Elen Elaut, Digitaal Deskundige Bestuursondersteuning Stad Aalst. De stad is ondertussen al ander halfjaar digitaal aan het ondertekenen. Voor het jaar 2021 zijn de cijfers voor de totaal aantal digitale handtekeningen voor de stad afgeklopt op 96.607. Het project werd destijds uitgerold bij de diensten waarbij de nood het hoogste was. Nu, na een grote wijziging van het organogram is de stad er klaar voor om het project stad breed uit te rollen.

Ellen Elaut, het aanspreekpunt voor digitaal ondertekenen bij Stad Aalst

Bruno: In 5 woorden – hoe beschrijf je jouw titel?

Mijn takenpakket  bestaat uit enerzijds de coördinatie van de gemeente raad en gemeenteraadscommissies en anderzijds vooral projectmatig werk. De rode draad blijft wel het digitale aspect. Denk aan de streaming van commissies, het digitaal ondertekenen, het notuleringsysteem etc. Dat hoort ook bij mijn rol van administrator, wat wilt zeggen dat het mijn taak is dat deze zaken vlot verlopen. Tot slot, heb ik ook een rol van helpdesk te vervullen voor de collega’s indien zij hulp nodig hebben met de systemen.

Stad Aalst is ondertussen al ander halfjaar aan het digitaal ondertekenen. Voor het jaar 2021 zijn de cijfers voor de totaal aantal digitale handtekeningen voor de stad afgeklopt op 96.607.

De nood om digitaal te ondertekenen

Bruno: Wat was de visie van Stad Aalst om te beginnen met het digitaal ondertekenen van documenten?

Bij de start anderhalf geleden was de werking van de stad en het OCMW gescheiden. De bedoeling was om deze werking samen te brengen. Dit is heel erg snel moeten gaan. Onlangs hebben we ook een hele grote wijziging gedaan aan ons organogram. Deze wijzigingen dienen nog geïmplementeerd te worden in onze systemen. Om die reden zijn we deels opnieuw opgestart om er voor te zorgen dat ons organogram ook vertaald wordt in eSignFlow. Op dit moment is dat nog niet het geval. De vragen kwamen  vooral uit de verschillende diensten, dit hebben we dan on demand beantwoord.  We hebben op dat moment bewust ervoor gekozen om geen stads brede uitrol te doen van het project. Nu is de focus vooral om iedereen , stad breed mee te krijgen.

Om dit voor elkaar te krijgen zijn we bezig met een oefening in samenwerking met alle diensthoofden. Zij hebben een Excel lijst van de medewerkers van Vanden Broele gekregen om in kaart te brengen welke personen, functies of mandaten moeten kunnen ondertekenen in de ondertekenflow. Nu willen we de oefening helemaal volledig maken. Want we merken dat er nog steeds te veel ad hoc vragen zijn om personen toe te voegen.

Bruno: Wie zijn plaatsvervangers en in welke volgorde?

Het voordeel van het systeem is dat je het overal kan gebruiken en openen. Hierdoor hebben we eigenlijk gemerkt dat de plaatsvervanging nauwelijks gebruikt wordt. De schepenen tekenen eigenlijk al veel vanuit hun vakantiebestemming. Hoofdzakelijk gebruiken we het enkel in juli en augustus omdat tijdens die periode, de meeste mensen in vakantie gaan. Dit wordt dan meestal ook vooraf allemaal ingesteld wie gaat tekenen als iemand zijn vakantie instelt. Het systeem gaat dan automatisch de documenten naar de  eerstvolgende persoon in de rij sturen.

Het in handen nemen van het project

Bruno: Hoe hebben jullie het project aangepakt?

Twee weken geleden zijn we gestart met de nodige documenten te overhandigen aan de diensthoofden. Sommige diensten hebben al een bijna volledige digitale werking, andere diensten niet. Net om die reden is het voor ons belangrijk om met elk van de diensthoofden een een-op-een gesprek te hebben. Dit is wel gerelateerd aan de werkomgeving. Bij bepaalde diensten heeft niet iedereen laptop. Als gevolg zullen er daar wel altijd documenten zijn die nog met de hand dienen ondertekent te worden.  Het is vooral belangrijk om alles goed in kader te brengen. Op die manier zorgen we er voor dat de ad-hoc veranderingen achterwege blijven. We willen er echt op inzetten om die oefening zo goed mogelijk te maken. Daar komt ook de taakverdeling bij kijken. In de praktijk is dat echter moeilijker om aan te houden. Om een voorbeeld te geven: we hebben ondertussen al twee reminders verstuurd naar de diensthoofden, waarvan de helft de vraag nog niet beantwoord heeft. Dit is normaal, want zij hebben ook nog talloze andere zaken te doen. Maar dit kan er dan wel weer voor zorgen dat onze timing in het gedrang komt.

Wij hebben de beslissing gemaakt bij de nieuwe uitrol in functie van de verandering van het organogram, om te streven naar 100% digitalisering. Uiteraard zijn we er ons van bewust dat dit niet voor de volle honderd procent zal lukken, maar we zullen er wel naar streven.

Als projectleider sta ik zoals eerder gezegd ook in voor het helpdesk systeem. Dit doe ik in samenwerking met mijn collega. De diensten kunnen via een ticketsysteem hun klachten indienen en deze komen dan automatisch bij ons terecht. Doordat we met twee zijn, is er altijd wel iemand die de vragen van de collega’s kan beantwoorden.

Het verloop van het project – Wat met documenten die niet iedereen mag zien

Bruno: Hoe gaat het project verder?

Het beste voorbeeld dat we hierbij kunnen gebruiken zijn de functioneringsgesprekken. Als je dit niet op de juiste manier instelt, dan kan wanneer een diensthoofd het document oplaad en een collega dit ondertekent, de hele dienst dit document zien. Deze flow hebben we aangepakt. Enkel degene die het document oplaad en/of ondertekent kunnen de documenten zien. In de bevraging bij de diensten hebben we toch gemerkt dat nog een tal van interne documenten met de hand getekend werden, dit willen we ook graag aanpakken. Het is namelijk heel belangrijk dat deze documenten voldoende afgeschermd worden.

Bij de dienst samenleving zit een team inkomen. Dit team is vooral de sociale dienst. Het is niet de bedoeling dat iedereen deze documenten te zien krijgen. Deze documenten bevatten vooral gevoelige informatie omdat deze gaan over toekenningen van leeflonen etc. Hier plannen we dan om er een aparte dienstgroep voor te maken, zodat deze gevoelige informatie ook bij deze dienst blijft.

We hebben er ook voor gekozen om de groepen echt op dienstniveau in te stellen. Op teamniveau zou dit betekenen dat er heel veel verschillende teams zouden ontstaan met misschien drie keer zo veel flows. Om de drempels tussen de verschillende teams weg te werken, hebben we er voor gekozen om het op dienstniveau in te stellen. Met een uitzondering van bepaalde groepen zoals tucht en OCMW. Deze gaan we wel afschermen.

Koppelingen  met andere pakketen

Bruno: Hoe koppelen jullie in Aalst met andere pakketten?

Wij hebben een x aantal koppelingen. De koppeling waar ik persoonlijk het meeste mee werk is Notula van Green Valley. Dit is ons notuleringssysteem. Het voordeel hiervan is dat we vanuit ons notulenpakket alle beslissingen kunnen doorsturen naar eSignFlow. Vroeger moest je dit volledig downloaden en opnieuw uploaden. Maar met het huidige systeem is het met één klik in orde en is alles getekend. Dat is een groot voordeel.

Er is ook een koppeling met Eagle voor de aanvragen van vergunningen en toestemmingen voor openbare werken. Alsook de eGovFlow koppeling, deze zorgt voor een digitaal loket waarbij burgers een attest gezinssamenstelling kunnen aanvragen.

We zijn heel tevreden over de koppelingen en verwachten dat er in de toekomst nog vele zullen bijkomen.