Een vlottere vrijwilligersorganisatie in Hasselt dankzij eSignFlow en Give a day
Tijdens een van onze webinars ging collega Bruno van der Elst in gesprek met Bart Wolput, CEO van give a day en Lydia Heyligen, Expert Senior Vrijwilligersbeleid Stad Hasselt. Bart geeft meer inzicht over de werking van Give a Day en vervolgens heeft Lyida het over de slimme integratie van zowel eSignFlow en Give a day met stad Hasselt.
Bart Wolput: Give a day werkt samen met meer dan 80 lokale besturen, waarvan 54 uit Vlaanderen. Samen engageren we burgers om aan vrijwilligerswerk te doen. Momenteel zijn er meer dan 80.000 vrijwilligers geregistreerd. De lokale besturen zijn een lokaal vliegwiel voor vrijwilligerswerk. 95% van het vrijwilligerswerk speelt zich lokaal af. De uitbouw van ons vrijwilligersmatch- en beheerplatform hebben we gekoppeld aan de huidige IT systemen van lokale besturen voor digitale integratie in de social smart city van morgen.
Automatisering voor vrijwilligers organisatie
Bart Wolput: Als communicatie, sensibilisering, actie-& wervingsplatform dient het platform vooral als vrijwilligersbeheerplatform voor het delen van documenten, opvolging, dossierbeheer én sociaal secretariaat. Kortom het platform dient als een sociaal startplatform voor de gemeente. Digitaal burgenhulp-, vrijwilligers- en verenigingsloket in één. We proberen dan ook steeds meer in te zetten op automatische koppelingen. eSignFlow is daar één van. Het doel is daar om de burgemeester en de medewerkers van het lokaal bestuur zoveel mogelijk te ontzorgen. Geen omslachtige procedure waarbij hij of zij contracten moet tekenen in het platform zelf, maar dit eenvoudig en automatisch via eSignFlow kan doen.
Eens de vrijwilliger ondertekend heeft, stopt de flow bij Give a Day en komen de nodige documenten in eSignFlow terecht bij het lokaal bestuur.
Bruno: Vervolgens is dit een heel simpel proces. Op basis van signmarkers in de overeenkomst van Give a Day kan eSignFlow op de precieze plaats van de handtekenvakken ondertekenen. Hier heeft u dan uiteindelijk de keuze om de selectie goed te keuren en zo te ondertekenen of via eID, of via een certificaat.
De slimme integratie van Give a Day met Stad Hasselt en eSignFlow
Lydia Heyligen: Als Expert Senior Vrijwilligersbeleid bij Stad Hasselt was het mijn taak om ervoor te zorgen dat de 105 vrijwilligerscoaches die meer dan 800 vrijwilligers aansturen hetzelfde beleid hanteren. Vandaar was de nood voor een goed systeem hoog. En zo kwamen we bij Give a Day terecht.
Het begon met een vacaturedatabank en is zo uiteindelijk gegroeid naar een vrijwilligersmanager. Stap voor stap zijn we dat beginnen automatiseren voor de hele groep Hasselt. Dit was een groot project om meer dan 600 vrijwilligersorganisaties, 100 vrijwilligerscoaches en de volledige vrijwilligers organisatie te herorganiseren. Dit hebben we volledig samen met Give a Day gerealiseerd.
Gemak en efficiëntie waren daarbij topprioriteit. Onze algemene directeur is een grote voorstander van het digitaliseren van processen. Digitaal ondertekenen was dan ook een must in dit gehele proces. Give a Day had al een samenwerking met eSignFlow, zodus was dat ook voor ons een logische vervolgstap. Voor stad Hasselt zijn er twee flows. De eerste flow is een flow waarbij de algemene directeur en de burgemeester ondertekenen voor de stad. Voor het OCMW is dat een ander verhaal, daar tekent de voorzitter van het OCMW en de algemene directeur. Via eSignFlow komen de documenten automatisch in de juiste flow terecht.
Een vlot proces
Eens we wisten dat dit voor ons ook via eSignFlow kon gebeuren is dit heel vlot gegaan. Binnen één maand tijd waren we digitaal aan het tekenen. Aangezien we heel veel vrijwilligerscoaches hebben kunnen ook de seniorenvrijwilligers mits een klein beetje hulp ook digitaal ondertekenen waardoor onze algemeen directeur en de burgemeester gewoon de flow kunnen blijven volgen. Manuele contracten worden er de dag van vandaag bijna niet meer getekend.